Jak przygotować sklep na sezonowy szczyt sprzedaży?

Listopad i grudzień, wyprzedaże noworoczne, majówka albo początek roku szkolnego. W każdej branży ten moment wypada gdzie indziej, ale problem jest ten sam: przez kilka tygodni sklep obsługuje dwa albo trzy razy więcej klientów niż zwykle. Przygotowania warto zacząć na tyle wcześnie, żeby zdążyć przetestować zmiany, a nie wdrażać je w pierwszy zatłoczony weekend.

Kiedy zacząć przygotowania?

Reguła jest prosta: im większa zmiana, tym więcej czasu przed szczytem. Zamówienia u dostawców składa się zwykle na dwa, trzy miesiące wcześniej, bo w sezonie terminy dostaw się wydłużają. Rekrutacja i przeszkolenie osób do pomocy zajmuje około miesiąca, licząc razem z okresem wdrożenia. Zmiany w oprogramowaniu i sprzęcie kasowym powinny być gotowe najpóźniej cztery tygodnie przed pierwszym większym ruchem, żeby zostało trochę czasu na wychwycenie błędów.

Najgorszy scenariusz to wdrażanie nowego systemu w trakcie sezonu. Personel uczy się obsługi wtedy, gdy przy kasie stoi kolejka, a każda pomyłka kosztuje podwójnie. Jeśli więc rozważasz zmianę oprogramowania sprzedażowego, decyzję warto podjąć przed sezonem, a argumenty za i przeciw zebrano w artykule „Czy warto wprowadzić system POS do firmy?„, gdzie opisano też, w jakich typach biznesu takie rozwiązanie sprawdza się najlepiej.

Jak przygotować magazyn i zatowarowanie?

Punktem wyjścia są dane z poprzedniego sezonu. Warto sprawdzić, co sprzedawało się najlepiej, kiedy zaczął się wzrost i który towar został na półkach do wyprzedaży. Na tej podstawie planuje się:

• zapas produktów rotujących najszybciej, z zapasem bezpieczeństwa na wypadek opóźnionej dostawy
• harmonogram dostaw rozłożony na kilka partii zamiast jednej dużej
• miejsce w magazynie na towar, który nie zmieści się na sali sprzedaży
• listę produktów wycofywanych, żeby nie blokowały półek w najlepszym momencie

Osobna sprawa to zwroty. W sezonie jest ich więcej, a każdy zwrócony produkt musi wrócić na stan i trafić z powrotem do sprzedaży, najlepiej tego samego dnia.

Czy obecny system sprzedaży wytrzyma większy ruch?

To pytanie zadaje sobie zbyt mało właścicieli, a odpowiedź poznają dopiero przy kolejce. Sprawdzić trzeba kilka rzeczy: czy kasa działa przy chwilowym braku internetu, ile trwa wyszukanie produktu w bazie, czy da się otworzyć drugie stanowisko na czas szczytu i czy stany magazynowe aktualizują się natychmiast po transakcji. Jeśli na którekolwiek pytanie odpowiedź brzmi nie, lepiej zaplanować zmianę oprogramowania na spokojniejszy okres, a nie na tydzień przed startem sezonu.

Warto też przetestować sprzęt. Drukarka fiskalna, czytnik kodów i terminal płatniczy powinny przejść próbę przy większym obciążeniu, a nie w dniu, w którym awaria zatrzyma sprzedaż na godzinę.

Ilu ludzi potrzeba na zmianie?

Więcej niż wynika z prostego przeliczenia. Przy podwojonym ruchu nie wystarczy podwoić obsady, bo rośnie też liczba zadań pobocznych: uzupełnianie towaru, pakowanie, obsługa zwrotów, porządek w przymierzalniach. Sprawdza się podział ról na czas szczytu, gdzie jedna osoba stoi wyłącznie przy kasie, druga pilnuje sali, a trzecia zaplecza.

Nowe osoby warto zatrudnić z wyprzedzeniem i wprowadzić je w spokojniejszym tygodniu. Kilka dni pracy przy normalnym ruchu daje więcej niż jednodniowe szkolenie tuż przed startem.

O czym najczęściej zapomina się przed sezonem?

Kilka drobiazgów, które w szczycie potrafią zaboleć:

• zapas rolek do drukarki, toreb i materiałów do pakowania
• aktualne ceny i etykiety, zwłaszcza przy promocjach obowiązujących od konkretnej daty
• godziny otwarcia zaktualizowane w wizytówce Google i na stronie
• plan na wypadek awarii terminala, choćby zapasowy czytnik albo płatność BLIK
• ustalone zasady zwrotów, spisane i znane całemu zespołowi

Po sezonie warto usiąść nad liczbami, dopóki wszystko jest świeże. Notatka o tym, co się sprawdziło, a co poszło źle, jest najlepszym punktem wyjścia do przygotowań na kolejny rok.